Trabajadores autónomos y gastos repercutidos, por Contasult

Una de las dudas que surgen a los trabajadores Autónomos con más frecuencia acerca de cómo declarar los gastos relacionados con la actividad, hace referencia a las dietas y desplazamientos. Estos son gastos que el trabajador por cuenta propia debe cobrar a sus clientes, pero que a veces, no tenemos claro cómo incluirlas en la factura. La Ley del IRPF (Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio) en su artículo 17.1d) exceptúa en los rendimientos íntegros del trabajo que constituyen las dietas y asignaciones para gastos de viaje, aquellos que se refieren a locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, especificando que reglamentariamente se establecerán límites a esta excepción.

Si eres un trabajador autónomo te interesará saber que existen dos modos de incluir estos gastos de dietas y desplazamientos relacionados con la prestación de servicios.

Una opción sería incluir estos gastos en factura como un concepto adicional. Se pueden incluir las dietas y desplazamientos como un elemento más de la base imponible, ya sea integrándolo en el propio concepto del trabajo o servicio realizado, o indicándolo de forma independiente, pero en cualquiera de los casos, aplicándole el IVA y la retención del IRPF que pueda corresponder. Tanto los gastos de hostelería como los gastos de manutención pueden tener un IVA reducido en la factura que obtengas por dichos gastos, pero que en dicha factura se haya aplicado un IVA reducido no significa que se pueda aplicar el mismo en la factura del autónomo.

Otra posibilidad es repercutir al cliente el gasto realizado en dietas y desplazamientos para prestar el servicio, o lo que es lo mismo, incluir dicho gasto como un suplido. Para ello, hay que tener en cuenta que la factura ha de expedirse a nombre del cliente directamente, y no al del autónomo, para que sea el cliente quien pueda deducirse esos gastos, y los impuestos inherentes al mismo, y no el autónomo en sus declaraciones. Si se opta por esta opción, debe haber acuerdo entre el autónomo y el cliente de qué gastos asumirá, ya que, si solicitas la factura a nombre del cliente y luego no reembolsa el gasto al autónomo, no sólo habrá perdido el dinero invertido el autónomo, sino que encima el autónomo no podrá deducirse dicho gasto en su contabilidad.

Si aún tienes dudas sobre cómo declarar tus gastos, ponte en contacto con un equipo de profesionales, como Contasult Asesores, que lleva más de 20 años asesorando a empresarios y trabajadores autónomos.

Self-employed workers and expenses charged 

One of the doubts that arise most often for self-employed workers is how to declare expenses relating to their activity, in terms of daily allowances and travel costs. These are expenses that self-employed workers must charge from their clients, but sometimes they are not sure about how to include them in the invoice. The Personal Income Tax Law (Law 35/2006, of 28 November, on Personal Income Tax and the partial modification of the laws on company Tax, on the Income of Non-Residents and on Equity) in article 17.1d) exempts in the full returns the allowances and payments for travel costs, referring to transport and the normal expenses for maintenance and stays in hospitality establishments, specifying that limits on this exception shall be established in regulations.

If you are a self-employed worker, you will be interested to know that there are two ways to include these allowance and travel expenses relating to the provision of services.

One option would be to include these expenses in the invoice as an additional concept. It is possible to include daily allowances and travel as another element of the taxable base, either by integrating it into the concept of work or the service carried out, or by indicating it separately, but in either of the cases, applying the corresponding VAT and income tax withholdings. The hostelry costs as well as the maintenance costs may have reduced VAT on the invoice that you obtain for those costs, but having applied reduced VAT on the invoice does not mean that it is possible to apply it on the invoice of the self-employed worker.

Another option is to charge the client for the expenses incurred on allowances and travel in order to provide the service, or in other words, include that expense as a supply. To that end, it is necessary to bear in mind that the invoice has to be issued directly in the client´s name and not that of the self-employed worker, so that it is the client who can deduct those expenses, and the taxes inherent to it, and not the freelancer in their tax return. If this option is chosen, there needs to be an agreement between the freelancer and the client over what expenses they will assume, as if you request the invoice in the name of the client and then they don´t refund the freelancer´s expenses, not only will the latter have lost the money spent, but rather, they will also not be able to deduct the expense in their accounting.

If you still have doubts over how to declare your expenses, get in touch with a team of professionals, like Contasult Asesores, which has spent more than 20 years providing advance to entrepreneurs and self-employed workers.